01
忙的“錯覺”
在《成為時間的主人7天訓練營》中，我們講時間管理的第三象限，其實是“錯覺”。
也就是說，很多時候你很忙，忙得焦頭爛額，但很可能都不是在為自己忙，是瞎忙。
因為，你一直在做緊急，但對自己不重要的事情。
對於第三象限的事情，我們有個關鍵的應對方法叫：Say No，也就是“拒絕”。
學會拒絕，對我們時間管理的良性循環非常關鍵：
只有拒絕了那些看似緊急，但對自己不重要的事情，你才能騰出時間來做第二象限的“重要且不緊急”的事情；
只有有充分的時間做第二象限的事情，才能減少第一象限的“救火”和“疲於奔命”；
只有減少了“救火”和“疲於奔命”，才能減少對第四象限的需求——很多第四象限的事情忍不住要去做，本質上是因為在第一和第三象限活得太苦逼、太累了，需要某種平衡。
所以說，這是一個系統。
拒絕——Say No，是每個想做好時間管理的人必須要勇敢去做的事情。
02
懂得拒絕才更“靠譜”
很多訓練營的小夥伴跟我說，
“Mr.柯南，我雖然知道這個道理，但是，很多時候，第三象限的事情，都是找你來幫忙，有的還挺著急的，我這麼拒絕了，是不是會給人留下不好的印象呢？”
這個擔心，我曾經也有。
先講個我在日本留學時候的故事。
以前在日本上學的時候，我打過不少工，其中有一份工，是在全家便利店（Family Mart）做營業員。
日本的便利店，對便當、飯糰、三明治、甜點等自製食品的保質期管理得很嚴，要精確到小時。每天早上8點、下午16點、晚上22點，是過期食品下架的時間。
每次這個時候，我打工的那家便利店總會下架並廢棄好多食品，用大垃圾袋裝起來，一袋一袋地往垃圾桶扔。
有次我問店長，每天都廢棄那麼多，為什麼當時訂貨的時候，不少訂一點呢？是不是太浪費了？
店長告訴我，這裡面的關鍵不是浪費了多少，而是，要讓客戶知道，這家店我無論什麼時候來，都不會缺貨，想買的東西都能買到。
這個商譽，比廢棄的“浪費”更有價值。
原來如此，怪不得，這家店的工作原則是始終要讓便利店的貨架保持“滿滿當當”的狀態，有一小點空缺位置了，就讓我們趕緊從倉庫里把貨物補上。
我當時打工的這家全家便利，是東海地區銷量排名第一的店鋪。店長的經營也很出色，之後幾年又接連加盟了好幾家店鋪。我前幾年去日本出差的時候去看他，他的加盟店鋪已經擴展到了9家。
店長的這個經營秘密，我在很久後在職場上才體會到它的價值。
那時候，我開始工作3年，剛晉陞經理，職責和任務一下子重了很多。再加上我中日兩方面的語言優勢，以及對雙方做事風格、文化習慣的理解，很多同事，包括領導都很願意找我幫忙。
一開始，我很春風得意，覺得自己越來越重要。
但是，慢慢地，你會發現，那麼多事情，你根本做不過來。很快，就會發現答應人家的事情，你無法按時完成，或者，儘管趕工勉強完成了，做出來東西的品質，其實並不是最好的。
這樣的事情出了幾次後，別人就會覺得你不靠譜，甚至，找你做事的時候，內心也會打上折扣——讓柯南做事情，也就到這個水平了……
所以，就像那個便利店的經營一樣，少訂貨避免損失，以為是省了錢，其實損失的是“商譽”；你樂意幫忙做事，來者不拒，最後損失的是自己做人的“信譽”。
懂得拒絕，才更“靠譜”。
03
拒絕他人，需要技巧
當然，不是說在Mr.柯南這裡學了“拒絕”，對很多事情就不加思考地拒絕、簡單粗暴地Say No就可以了。
拒絕也是一門藝術。
分享幾個乾貨技巧：
▌解釋自己現在具體在忙的事情
很多時候你要拒絕別人請你幫忙的請求，很可能是因為你現在手頭上的工作很忙，有更重要的事情要做。那麼，這時候，你如果簡單地說“沒空，忙著呢。”肯定會給對方留下不好的感受。
這時候要向對方多解釋一下我現在正在忙一個什麼事情，這個事情也很重要，實在讓我騰不開手。
如果對方是你的直接領導，那麼，更可以在解釋完之後，多問一句：您看這兩件事情，是哪件先做好呢。領導理解了這兩件事情的狀況，就會根據輕重緩急來幫你做一個判斷。
至少，這種情況下，眼下的事情是會二選一了，而不至於“過載”。
▌告知什麼時候可以做這個事情
這個辦法，對臉皮比較薄、不太擅長一上來就說“不好意思，我沒時間”的人很管用。
也就是說，不直接說我沒時間，而是說，我要到XXXX時候才能做。
言下之意，就是現在做不了。
這時候，就看對方能不能等。通常，如果是比較急的事情，他就等不了；如果是不急的事情，那麼，你也可以適當地安排時間，在未來不影響你的時候幫他做掉。
我的經驗是，用這個辦法，通常能拒掉80%左右的事情。
▌介紹他人
當別人託過來的事情，其實是誰做都可以的時候，可以用這個辦法。
因為，其實對方就是要解決問題，只要問題能解決，他是不在乎具體由誰來做的。
這時候，你就能通過介紹他人、拜託他人做的方式來拒絕。
但是，用這個辦法的時候，一定要注意一點，就是：要事先跟你要轉介紹的人打好招呼，問問他現在能不能幫忙。
唐突地“甩”任務給別人，很可能把事情弄得更糟。
▌教對方做
越是“能幹”、越是“優秀”的人，似乎越不會這一招，結果就是，別人請你幫忙的需求越來越多……
其實，你可以告訴別人，做這件事情的訣竅是什麼，抓手在哪裡，甚至，稍稍花一點時間講解一下做事的步驟。這個過程中，對方也會慢慢意識到“其實我自己也能做的”。
這中間，我個人有一個小技巧是——在教人怎麼做事情的時候，拿一張A4紙，邊講邊畫一個簡單的示意圖。這樣做，會有這麼個好處：
替對方做了筆記（很多人沒有做筆記的習慣）。他拿著這張紙去做事，回頭再來找你的概率就會下降；
自己可以存檔。事後讓對方把紙拿回來，或者自己拍照留存。下次再碰到類似事情的時候，就能夠簡單調用；
也能運用“介紹他人”的技巧，到時候把這張紙拿出來，讓你教過的那個人“幫你”去教。這樣，你連教的時間也省下來了。
這個小習慣，可以一舉多得。
▌在自己的主場
這一點，在職場上比較有用。
別人找你幫忙做什麼事的時候，除非是老闆、客戶，通常不要去對方的辦公室或座位。
這樣，首先能節約你來來回回的時間（尤其在大公司，以前在通用的時候，去另外一個部門是要坐內部巴士的，哈哈）。
另外，在對方的主場，對方心態就更隨意，會想到什麼就提什麼要求……一定要讓對方有自己是“客”的心理預設，這樣能減少很多額外的請求。
最後，如果後面再有什麼補充啊，修正啊之類的，就還是對方上門。只要稍稍多一點周折，多一點物理和心理上的“成本”，有些事情，對方可能就想算了、算了……
所以，別人請你幫忙，可以先巧妙地把場地設定為自己的“主場”。
▌說我真的還不會
適當的時候，要裝傻。
放下自己的自尊，說“這事情，我真的還不會……”很可能是一個一了百了的辦法。
因為，你說“沒時間”，對方可能覺得你這次沒時間，那麼，下次他還是會來找你。說“不會”，那麼就不會有下次的問題了。
這時候，可以再多說一句，“這事情，我真的還不會，我找時間幫你研究一下吧。”這樣，在婉拒的同時，也體現希望能幫上忙的誠意。
講了那麼些方法和技巧，具體的，還需要根據實際的場景，靈活地調整運用。但是，有個萬變不離其中的原則是：
不要簡單粗暴地Say No，說“沒時間”，“做不了”……
而是，表現出“自己能幫的話肯定幫只是當下實在沒辦法”的姿態。
拒絕他人，本質也是人際溝通中的一個環節，所以，
具備同理心，整個過程把自己也當作是“當事人”，在表示自己現在實在做不了的同時，幫著一起想辦法、找出路，並把這層意思表達出來，是拒絕他人過程中的關鍵。
來源：360doc