用email溝通時，我們往往為了講求效率，而忽略了該有的禮貌，惹怒了對方而不自知。事實上，人們真正在意的是你如何溝通，而不是你說了什麼。
即便是多受人喜愛或是有禮貌的人，在用email溝通時，也很可能不自覺地成了別人眼中的“白目人”。
確實，常常看到所謂的職場達人提醒，email溝通要簡短有效率，最重要的是要卻保事情完成。但是，在追求效率的同時，我們很可能因此惹怒別人而不自知。
1.毫不考慮地直接按下“全部回覆”
如果收件人不只有你一個人，那麼在回信之前，請仔細考慮清楚，有必要讓所有收件人都收到你回覆的內容嗎？如果你只是回說“謝謝”或“收到了”這種簡單的訊息，有必要讓所有人都知道嗎？
在你回信前，要先想清楚有哪些事情需要溝通？再分別針對你要溝通的內容，分別回覆給負責的人。事實上，這樣個別的回覆，訊息比較清楚，也比較能達到溝通的效果，又能減少對其他人的干擾。
2.回答太過簡短，顯得沒誠意
當對方認真地寫了一長串完整的訊息，而你的回覆卻只有簡短的兩三個字：“收到”或“知道了”，容易顯得過於草率，缺乏誠意。
例如，假使你在忙，沒辦法立即仔細看完信件內容。你可以再多寫一兩句，例如“等到晚一點有空，我會再仔細看”；或者，你可以謝謝對方，例如“謝謝你提供的資料”或“謝謝你的整理”等。
3.信件主旨特別加上“急件”兩個字
你得先確定，這信件是有多急迫，需要對方多快處理或回覆。如果真的事態緊急，不如直接打電話是最快、最直接的方法，而不是用email的方式，期待對方馬上回覆。
就算真的很緊急，希望對方儘快回覆，那麼請直接寫在信件主旨內，例如“請在今天下班回覆”等，而不是只在主旨前加上“緊急”這兩個字，收件人如果沒有打開信件內容，根本不知道到底是有多緊急。
4.寫信指責別人的不是
Email溝通無法看到對方的表情或說話的聲音，因此如果用字不小心，很容易會讓對方誤會你的意思，因此要儘可能避免負面的字眼和指責的語氣。
如果你需要提出糾正或是建設性的批評，調整一下自己的用字，用比較正面的說法提出你的意見。例如，假設對方的工作方式有些不妥或是出了差錯，你可以說“之後如果碰到類似的情況，你可以??”，而不是直接跟對方說“你不應該??”。
5.像機器人一樣冷冰冰
我們常常為了追求效率，而忘了人際關係之間該有的禮貌與溫度。Email溝通也是如此，正如同前文提及，由於缺乏面對面溝通，email的文字稍有不慎便會引起誤會。
因此在追求效率、不浪費時間的同時，也不要讓對方覺得你的信件內容像是機器人一樣冷冰冰。就如同和朋友見面討論事情，總是會先打招呼，然後再切入正題。Email溝通也是如此，當然，你不需要說太多廢話浪費時間，但是在進入正事討論之前，可以先有簡短的招呼語。
來源：天下雜誌